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10 de Marzo de 2020

Coronavirus: cómo preparar un Plan de Continuidad para nuestras organizaciones


El coronavirus ha creado en las sociedades y en las organizaciones una situación hasta ahora desconocida. No se trata ya de saber si va a afectar a tu empresa, sino cuándo empezará a afectar y cómo prepararte. Si no has definido Planes de Continuidad y Resiliencia para asegurar que tu empresa puede enfrentarse a los impactos del coronavirus, todavía estas a tiempo de prepararte.

A continuación, ofrecemos una serie de recomendaciones basadas en la experiencia de los miembros y profesionales del Instituto de Continuidad de Negocio - Continuam, revisadas por nuestro colaborador Pedro Pablo López Bernal, Presidente de dicho organismo, con más de una década en Gestión de Crisis y Continuidad de Negocio para una mejor Cultura de Resiliencia de la Sociedad. 

Estas recomendaciones deben atenderse siempre sin perjuicio de las instrucciones que las Autoridades Públicas vayan indicando en cada momento y de las que la primera recomendación es estar siempre informado. Estas recomendaciones básicas desde el Instituto de Continuidad de Negocio pueden ayudar y complementar las Directrices y Protocolos dados por Sanidad:

  1. Identifica las ACTIVIDADES ESENCIALES de la Empresa, cuya interrupción pueda causar impacto hasta dejar inoperante el negocio (los Planes de Continuidad de Negocio elaborados ya deberían tenerlas identificadas).
     
  2. Mide el IMPACTO y CONSECUENCIAS del coronavirus sobre tus volúmenes de ventas (es decir: mide la previsión de demanda de tu servicio a medida que el coronavirus se expanda para poder tomar decisiones en caso de aislamiento de forma preventiva).
     
  3. Identifica el mínimo PERSONAL CRÍTICO necesario y organiza su disponibilidad en función de las necesidades, en especial aquellas según las previsiones de venta anteriores para las próximas semanas (hay departamentos que, si no están operativos durante semanas, puede soportarse sin que afecte al futuro de la empresa) y no olvides funciones de soporte como informática, o logística.
     
  4. Identifica los PROVEEDORES y SUMINISTROS CRÍTICOS que tienen que estar operativos para tus actividades esenciales. Asegúrate compromisos de entrega ante toda circunstancia. Realiza un seguimiento a diario de su disponibilidad y ten preparadas posibles alternativas o nuevos proveedores o respuestas a clientes para asumir fallos de entrega de tu propio servicio.
     
  5. MONITORIZA el IMPACTO diariamente o varias veces al día: asegúrate de tener un comité de crisis compuesto por representantes de responsabilidad de departamentos que participan en la producción, entrega y servicio a los clientes, además del departamento jurídico, comunicación, continuidad, seguridad, etc. deben tener poder de decisión para asegurar la continuidad de las operaciones, informando a los órganos de gobierno de la empresa.
     
  6. ASEGURA la RELACIÓN con CLIENTES: se honesto con tus clientes si tu empresa está afectada por coronavirus (tanto si algún empleado en contacto con ellos está afectado como si no puedes prestar servicios como está previsto) informa de forma ágil para que puedan tomar medidas para protegerse. Realiza un seguimiento de tus clientes para limitar los contactos.
     
  7. GESTIONA adecuadamente la COMUNICACIÓN: hacia todos los empleados de tu empresa informándolos de los planes y al resto de Partes Interesadas con las recomendaciones sanitarias e incidencias que ocurren en relación con el coronavirus, te lo agradecerán y se minimizaran riesgos y posibles contagios.
     
  8. En esencia, aplica el SENTIDO COMÚN y la PREVENCIÓN en todo lo posible, siguiendo las recomendaciones Sanitarias y complementarias, en pro de tu Negocio, las Personas y de la propia Sociedad.

Fuente: CONTINUAM

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